Personalakte: Rechte und Pflichten im Arbeitsrecht

Was ist eine Personalakte?

Die Personalakte ist eine Sammlung aller wichtigen Informationen und Dokumente, die das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters betreffen. Sie dient dem Arbeitgeber dazu, relevante Daten über den Arbeitnehmer übersichtlich und zentral aufzubewahren. Personalakten können sowohl in Papierform als auch digital geführt werden. Der Umgang mit Personalakten unterliegt strengen gesetzlichen Regelungen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und die Rechte des Arbeitnehmers.

Welche Inhalte dürfen in der Personalakte enthalten sein?

Die Personalakte darf nur solche Informationen und Dokumente enthalten, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich und rechtlich zulässig sind. Dazu gehören:

1. Vertragsbezogene Dokumente

  • Arbeitsvertrag und etwaige Ergänzungen
  • Gehaltsvereinbarungen
  • Änderungsverträge

2. Bewerbungsunterlagen

  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • Referenzen

3. Arbeitsbezogene Dokumente

  • Leistungsbeurteilungen
  • Abmahnungen
  • Nachweise über Fort- und Weiterbildungen

4. Administrative Informationen

  • Steuer- und Sozialversicherungsdaten
  • Urlaubsanträge und Krankmeldungen
  • Schicht- oder Arbeitszeitnachweise

Unzulässige Inhalte in der Personalakte

Dokumente oder Informationen, die die Privatsphäre des Arbeitnehmers unverhältnismäßig beeinträchtigen, dürfen nicht in der Personalakte enthalten sein. Dazu zählen:

  • Private Informationen, die für das Arbeitsverhältnis irrelevant sind
  • Angaben über Krankheiten, es sei denn, sie betreffen die Arbeitsfähigkeit
  • Persönliche Meinungen oder subjektive Einschätzungen des Arbeitgebers

Rechte des Arbeitnehmers im Umgang mit der Personalakte

Das Arbeitsrecht garantiert dem Arbeitnehmer bestimmte Rechte im Hinblick auf seine Personalakte. Diese Rechte dienen dem Schutz der Privatsphäre und der Sicherstellung, dass die Akte keine unrichtigen oder unzulässigen Informationen enthält.

1. Recht auf Einsichtnahme

Arbeitnehmer haben das Recht, jederzeit Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Die Einsichtnahme muss im Beisein eines Vertreters des Arbeitgebers erfolgen. Auf Wunsch kann der Arbeitnehmer eine Kopie der enthaltenen Dokumente anfordern, allerdings hat er keinen Anspruch auf kostenfreie Kopien.

2. Recht auf Berichtigung

Stellt der Arbeitnehmer fest, dass die Personalakte unrichtige oder unvollständige Informationen enthält, hat er das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, falsche Angaben zu entfernen oder zu korrigieren.

3. Recht auf Löschung

Unzulässige oder nicht mehr relevante Daten müssen auf Verlangen des Arbeitnehmers aus der Personalakte entfernt werden. Dies betrifft insbesondere ältere Abmahnungen, die ihre Relevanz für das Arbeitsverhältnis verloren haben.

4. Datenschutzrechte

Die Verarbeitung der in der Personalakte enthaltenen Daten unterliegt den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Arbeitnehmer können Auskunft darüber verlangen, welche Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck.

Pflichten des Arbeitgebers im Umgang mit der Personalakte

Arbeitgeber haben die Verpflichtung, die Personalakte ordnungsgemäß zu führen und den Datenschutz der enthaltenen Informationen zu gewährleisten.

1. Datenschutz und Vertraulichkeit

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Personalakte nur von autorisierten Personen eingesehen werden kann. Daten dürfen nicht unbefugt an Dritte weitergegeben werden. Die elektronische Führung von Personalakten erfordert besondere technische und organisatorische Maßnahmen, um den Datenschutz zu gewährleisten.

2. Löschpflicht

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf der Arbeitgeber die Personalakte nur so lange aufbewahren, wie es gesetzlich erforderlich ist. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen müssen in der Regel sechs Jahre lang aufbewahrt werden, andere Dokumente, wie Abmahnungen, sind nach Ende des Arbeitsverhältnisses zu löschen.

3. Aktualität der Inhalte

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Inhalte der Personalakte auf dem aktuellen Stand zu halten und veraltete oder überholte Informationen zu entfernen.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße im Umgang mit der Personalakte können für den Arbeitgeber rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Dazu gehören:

  • Schadensersatzansprüche: Arbeitnehmer können bei unzulässiger Datenverarbeitung oder Verstößen gegen den Datenschutz Schadensersatz fordern.
  • Bußgelder: Verstöße gegen die DSGVO können durch die Datenschutzbehörden mit empfindlichen Geldbußen geahndet werden.
  • Klage auf Berichtigung oder Löschung: Arbeitnehmer können vor dem Arbeitsgericht klagen, um unzulässige Inhalte aus der Personalakte entfernen zu lassen.

Tipps für Arbeitnehmer

  • Fordern Sie regelmäßig Einsicht in Ihre Personalakte, um unrichtige oder unzulässige Inhalte zu überprüfen.
  • Dokumentieren Sie Änderungen oder Nachweise, die für Ihre Akte relevant sind, und informieren Sie den Arbeitgeber darüber.
  • Machen Sie von Ihrem Recht auf Berichtigung oder Löschung Gebrauch, wenn falsche oder überflüssige Informationen enthalten sind.

Kontaktieren Sie uns bei Fragen zur Personalakte

Wenn Sie rechtliche Unterstützung im Zusammenhang mit Ihrer Personalakte benötigen oder Fragen zu Ihren Rechten haben, kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung. Nutzen Sie unser Kontaktformular oder rufen Sie uns direkt an!

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